Como “chinear” a los proveedores y porqué es importante hacerlo.

Los proveedores están presentes el día de la boda para asistir a la pareja en cuanto a entretenimiento, documentación y logística. Usualmente sus rangos de horas de trabajo en contrato van de 5-8 horas, aunque en algunos casos los trajines se extienden hasta 10-12 horas. En ese tiempo, una persona normal en un día normal al menos tiene 1 descanso de 30 minutos y come 2 veces. Hemos escuchado parejas que incluso molestas nos cuentan como los músicos querían “comer” o en el contrato el equipo de fotografía solicitó media hora de descanso en medio de toooodo el trajin de 10 horas de trabajo. Ir al baño, tomar líquido, comer un bocado, estirar piernas o aclarar la voz pueden ser requerimientos de los proveedores en sus contratos.

Hemos escuchado en ocasiones a parejas preguntando o incluso quejándose por los pedidos. Nos hemos topado por otro lado parejas, cuya atención a cada proveedor es tan espectacular como si fueran un invitado más. Entonces queríamos contarles de todos estos requerimientos, cuáles pueden ser locura y cuales tienen total sentido. Así como darles un par de tips de “chineos” que harán a cada una de las personas que trabajan en su boda poner “extra” empeño para que el evento sea el mejor.

COMIDA:  El equipo o persona que pasa menos tiempo en su boda pasa 3 horas y aunque probablemente no “espera” nada de ustedes, siempre es una cortesía ofrecer al menos un juguito o un cafecito. Si el contrato de trabajo incluye mas de 4-5 horas es recomendable entregar al menos una merienda (sea comprada por ustedes, menú especial o un plato de comida). Las personas que se dedican a este negocio saben el momento en que “no serán requeridos” (hay ratitos donde se pueden “escapar”). Es amable además separar un espacio para que puedan comer su bocadillo en paz, sea en una mesa separada del salón o un espacio con silla y mesa dentro del mismo. A valorar es el caso de proveedores que estén 3 horas o menos en el evento, así como grupos muy grandes como comparsas, estos suelen ser excepciones.

PARQUEO Y ALMACENAMIENTO: Personas como Maestros de Ceremonias, Planners, Fotógrafos, Videografos, Oficiantes, etc, van a estar en constante movimiento todo el evento. La mayoría llegarán por sus medios en su vehículo por lo que esperarán tener un espacio de parqueo donde dejar su vehículo y bajar sus instrumentos de trabajo. De la misma manera, por la naturaleza de su trabajo, probablemente requieran dejar sus bolsos, laptops, estuches y demás en una zona designada donde sus pertenencias estén seguras. Tomar esto en consideración será muy agradecido también. 

CONTRATOS: Los compromisos por escrito ayudan a que ambas partes se comprometan, no se dejen “perros amarrados” y existan espectativas claras. De esta manera, cuando el MC dice: “buenas noches”, la pareja sabe que ya cumplió con todas sus ocupaciones. De la misma manera, eso ayuda a que los músicos toquen las canciones solicitadas y el/la fotografo(a) no haga mala cara cuando le pidan (por ejemplo) “fotos de cada mesa”. Sin importar si su labor es artesanal o profesional, tener los términos por escrito aumenta las posibilidades del exito en ambos lados.

PAGOS: Como dice el dicho “cuentas claras, chocolate espeso”. Cada empresa o persona maneja sus finanzas de distintas maneras: las empresas de alimentación dado que compran todos los insumos con anticipación suelen requerir pago completo por adelantado, así como algunos músicos que requieren alquilar equipo adicional, o grupos de entretenimiento que deban crear vestuario. Aunque parezca un poco “obvio” si el contrato dice que existe un requerimiento suele haber una razon de peso. Si aún así no parece haberlo, lo ideal es comentar con el proveedor o cotizar similares para entender el sistema de trabajo en esa área.

CANCELACIONES: La mayoría de profesionales de boda, moverán cielo y tierra para llegar al evento, se los aseguramos. Aun así es ideal conocer los planes B de los proveedores y saber si trabajan en conjunto con colegas que puedan cubrirlos en caso de accidente. De la misma manera (odiamos este caso) pero si por alguna razón la boda se “cancela” generalmente los proveedores han trabajado muy duro en cada detalle, por lo que suelen de igual manera solicitar el cargo por sus servicios. No por insensibilidad, mas por las preparaciones. Muchas personas con experiencia en esta industria recordaran un momento o pareja que tuvo una pequeña crisis en su boda, aunque es menos del 1% de las parejas.

Al final de cuentas, cada boda es una planificación compleja llena de detalles y sujeta a un presupuesto. Resulta ser una negociación importante y determinante, resultando usualmente en su primera gran inversión. Como todo gran proyecto, es importante tratar a los profesionales como tales, tanto exigiéndoles el cumplimiento de los valores contractuales como reconociendo su trabajo, conocimiento esfuerzo y empeño.

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