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¿Qué es una Coordinadora de Bodas?

El día de la boda requiere de cuidadosa coordinación.

Con todas las herramientas digitales que existen y las habilidades de diseño de muchas parejas, algunos eligen planificar su boda, pero tener una coordinadora de bodas para el gran día. Al contratar una profesional para que tome las riendas durante la boda y la recepción se ahorran el costo total de planificación y también el estrés de tener que hacer todo solos.

Siempre lo importante es tener claro que si querés reducir el estrés y disfrutar tu día sin preocupaciones podés lograrlo tan con una coordinadora como con una wedding planner. Pero para que sepas la diferencia entre ambas, te contamos aquí que hace el rol de coordinadora de bodas.

Principales tareas

Una coordinadora de bodas suele ser generalmente una mujer (también los hay hombres, pero son menos), profesional en relaciones públicas, publicidad, hospitalidad, etc que trabaja para una empresa de bodas (o es emprendedora) o incluso dentro de un hotel o salón de eventos. Su trabajo consiste en varias tareas:

  • Los días previos a la boda crear y definir los protocolos y horarios del evento
  • Preparar los protocolos por escrito para entregarlos a todos los proveedores
  • Crear croquis del evento (si es externa al hotel o salón, suele trabajar en coordinación con la ejecutiva del lugar)
  • Ponerse en contacto con los proveedores para proveer instalaciones y montajes el día del evento
  • Supervisar el resultado del salón de eventos (en algunos casos supervisa el montaje si su servicio lo incluye)
  • Recibir a los invitados y dar bienvenida oficial
  • Asistir durante la ceremonia al oficiante y novios
  • Acompañar a los novios a la sesión de esposos y asistirlos
  • Acompañar a los novios a ingresar a la recepción
  • Sacar todos los platos de comida en conjunto con el capitán de meseros
  • Ver que todo el evento se desarrolle dentro del protocolo y horario
  • Despachar a los invitados a la hora de cierre del salón (la hora final depende de cada coordinadora).
  • Despachar a los proveedores (si se incluye en su contrato)

Nivel de Responsabilidad en la Boda

El rol de coordinador de evento es el más importante de los proveedores de la boda. Es la persona encargada el día del evento de que todo salga como tiene que salir y a la hora que tiene que salir. La coordinadora, debe ser muy ordenada y cuidadosa, además de trabajar muy de cerca y con mucho respeto con sus colegas.

No solo estará encargada de que todo se desarrolle en horario, sino que además los invitados se le acercarán a realizarle preguntas importante como donde depositar los regalos, hora de finalización del evento o hasta en caso de emergencia.

Una coordinadora de bodas, entonces debe ser muy cuidadosa en su desempeño no solo profesional sino también social durante el evento. Evitar el consumo de alcohol, no estar ¨de fiesta¨ y ser sumamente cordial con todos a su alrededor. Es importante que la coordinadora esté incluso preparada para lidiar con emergencias y hasta poner orden con otros proveedores. Por eso la persona encargada va siempre a definir el tono y puede dar o retirar permisos para que los otros proveedores puedan beber o no alcohol o les dirá la correcta indumentaria para el día.

Tipos de Coordinadoras

Como en todo, se puede ser tan creativo como se guste y lógicamente habrán muchos tipos de coordinadoras mucho más alternativas. Generalmente este rol se conoce como Maestro de Ceremonias, por lo que suele requerirse un cierto nivel de elegancia. Las coordinadoras más ¨old school¨ suelen realizar discursos o ir en vestido a la ceremonia. Las más modernas, suelen vestir totalmente de negro y ser un poco más ¨invisibles¨. Es importante saber que nunca un coordinador debe tomar un rol muy activo de ¨payasadas¨ o prestarse a juegos con los invitados, pues puede perder el respeto de los colegas.

Algunas Generalidades

El servicio de una coordinadora de bodas en Costa Rica ronda desde los $400 a los $2000 por boda dependiendo de su trabajo el día del evento, de las horas en las que vaya a trabajar o de que tantos asistentes tenga. Algunas coordinadoras trabajan en parejas o tienen ya un equipo definido sin importar el precio, la hora o la cantidad de gente.

Para una boda de menos de 80 personas y no más de 6 proveedores, una sola coordinadora puede hacer el trabajo adecuadamente, pero algunas prefieren siempre trabajar al menos 2 para dar mejor servicio. Para una boda de 150 personas o más, especialmente si es de noche y con alcohol, es recomendable tener 2 coordinadoras y 1 o 2 asistentes que puedan funcionar como acomodadoras.

Los contratos con las coordinadoras deben realizarse al menos 3 meses antes de la boda, y lo ideal es que incluyan al menos una reunión donde el cliente puede conocerlas. Idealmente siempre es mejor que des tu visión sobre la boda, lo que querés y lo que no querés que suceda. Esto te va a garantizar siempre estar alineada con ella y un mucho mejor servicio.

Consejos Antes de Contratar

Finalmente, no olvides que tu coordinadora no es una wedding planner, así que respeta su rol. Si se dispone de otros servicios como decoración y querés aprovecharlo, hacele saber para que pueda realizarte una cotización, pero no esperes que ella se dedique a decorar o planificar toda tu boda si no le contrataste servicio de wedding planner. Un detalle muy importante es que casi siempre una coordinadora no es wedding planner, pero en sentido contrario una planner si suele ser coordinadora.

Contrata siempre una profesional reconocida, podés pedirle incluso recomendaciones de otros clientes o pedirle que te cuente de bodas que ha hecho similar a la tuya. Siempre además pedile que te dé un contrato por escrito y lo firman ambas personas, conocé claramente que pasa si ella se enferma, si tu boda se cancela, o si un proveedor ¨se jala una torta¨.

Si tomás la decisión de no contratar un profesional, recordá que siempre te expones a que la persona te haga su  ¨conejillo de indias¨ y en vez de quitarte estrés te genere estrés en tu boda. Si de lo contrario, sos una persona que quiere ser coordinadora o wedding planner, lo ideal es que aprendás con gente que ya tiene mucho tiempo en la industria, dado que siempre andamos buscando manos extra.

 

Si te interesa cotizar un servicio de coordinadora de bodas, podes hacerlo travez nuestro, escribimos a proyectobodacr@gmail.com y podrás recibir información sobre paquetes. Si de igual manera, no tenemos la fecha o querés ver más opciones estaremos felices de recomendarte a algunas de nuestras respetables colegas. 

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